Dzisiaj trochę inaczej niż dotychczas, bo rozpiszę dokładnie 21 punktów, które Brian Tracy określił jako 'zarządzanie czasem’, natomiast z mojej perspektywy bardziej adekwatna byłaby nazwa „jak osiągnąć sukces w czymkolwiek chcesz”. Zresztą, jak zwykle zachęcam do obejrzenia materiału po przeczytaniu wpisu, żebyś wyrobił swoje zdanie i wyciągnął własne wnioski. Nagranie, które wrzucam na końcu wpisu jest w języku angielskim, aczkolwiek na potrzeby tego wpisu pozwoliłem sobie przetłumaczyć całość, żeby była bardziej dostępna.
- Cel – co chcesz osiągnąć?
Zadaj sobie pytania – kim jestem, dokąd zmierzam, co chcę osiągnąć?Cele można wyznaczać w każdej dziedzinie życia – rodzinne, relacyjne, prywatne, finansowe, zawodowe lub inne – w zależności od tego, na jakie sfery dzielisz swoje życie.Odpowiedz sobie na 3, skłaniające do przemyśleń pytania –
1) Co byś zrobił, gdybyś w tym momencie wygrał 1 mln PLN?
2) Co byś zrobił, gdybyś właśnie się dowiedział, że pozostało Ci 6 miesięcy życia?
3) Co byś zrobił, gdybyś miał pewność, że to co zrobisz, powiedzie się? - Planowanie działania
Weź wymyślone przez siebie cele i spisz najmniejszy krok w drodze, który będziesz musiał zrobić, aby dojść do wyznaczonego celu.Następnie zdecyduj, co powinno zostać zrobione najpierw, co w dalszej kolejności, co jest mniej i bardziej istotne.
Bardzo istotnym jest, żeby zarówno cel, jak i poszczególne kroki do niego prowadzące były spisane. - Rozkład zadań – stwórz listę
Twórz listę zadań wieczorem, na kolejny dzień. Dzięki temu zabiegowi będziesz doskonale wiedział, co Cię czeka kolejnego dnia, Twój umysł w nocy opracuje najlepsze rozwiązanie dla zagadnień problematycznych (nie znalazłem dowodów na poparcie tej śmiałej tezy), jak również zaraz po obudzeniu będziesz mógł ruszyć do działania, zamiast zastanawiać się, co właściwie powinieneś zrobić.W miarę możliwości, twórz w niedzielę listę zadań na cały tydzień, abyś miał świadomość, na jakie inne aktywności możesz sobie pozwolić w ciągu tygodnia, żeby jednocześnie wykonać 100% planu.Tworzenie listy ma jeszcze jeden bardzo pozytywny aspekt – po wykonaniu zadania, jeśli zaznaczasz je jako zrobione będziesz miał cały czas podgląd, ile zadań jeszcze zostało do wykonania, ale również będziesz sam siebie nagradzał, ponieważ nasz umysł lubi uczucie, kiedy jesteś na dobrej drodze w dążeniu do swojego celu. - Ustal priorytety – co jest istotne, a co mniej
Zasada Pareto (włoski socjolog, ekonomista) mówi, że 20% ludzi posiada 80% bogactwa świata czy chociażby 20% klientów przynosi 80% przychodu – tę zasadę można zaobserwować w bardzo wielu dziedzinach, nie odnosi się wyłącznie do ekonomii.Kluczem do sukcesu wg Traciego jest ciągłe zadawanie sobie pytań, na jakim zadaniu powinieneś się skupić, aby osiągnąć największy zwrot z zainwestowanego czasu, z czego będziesz miał najwięcej wartości, jaki wpływ na przyszłość będzie miało wykonanie tego zadania. - Koncentracja
Pracuj nad swoimi priorytetami i nie odwracaj od nich uwagi, dopóki nie skończysz.Najgorszym podejściem jest robienie dobrze wielu rzeczy, które w ogóle nie muszą być zrobione.Podziel swoje zadania na:
A – rzeczy, które musisz zrobić
B – rzeczy, które powinieneś zrobić
C – rzeczy, które byłoby dobrze zrobić
D – do oddelegowania
E – do wyrzuceniaSpisz wszystkie cele, które chcesz osiągnąć w ciągu najbliższych 5 lat. Podziel je wg kategorii:
1 – bardzo chciałbyś je osiągnąć
2 – chciałbyś je osiągnąć
3 – nie są zbyt istotneWeź wszystkie z kategorii A i nadaj im priorytety A1, A2, A3.
Następnie weź poszczególne cele A1, A2, A3 i stwórz do nich listę zadań, które musisz wykonać, aby osiągnąć cel.
Na koniec zdecyduj, które z nich tak naprawdę należą do grupy A (rzeczy, które musisz zrobić), które do grupy B (rzeczy, które powinieneś zrobić) itd. (jestem świadom, że trochę w tym miejscu tworzy się zamieszanie, bo oznacza się w ten sam sposób wagę zadań, jak również segreguje cele, natomiast w związku z tym, że prawdopodobnie obejrzysz nagranie Traciego, nie chciałem wprowadzać własnego podziału, żeby nie rozmijać się z oryginałem). - Terminy i nagrody – pozytywne, logiczne konsekwencje
Prawo Parkinsona mówi, że zadanie zajmie tyle czasu, ile na nie przeznaczyłeś. Z doświadczenia jestem skłonny się zgodzić się z tym stwierdzeniem. Co za tym idzie, dobrym sposobem na efektywniejsze wykonywanie zadań, jest zamykanie zadania w krótszą ramę, niż rzeczywiście uważasz, że powinno zająć. Dajmy np. napisanie pracy dyplomowej, która normalnie powinna zająć 4 tygodnie – Ty daj sobie 3 tygodnie i sprawdź, czy osiągniesz efekt w krótszym czasie, niż to teoretycznie możliwe. - Rejestr czasu
Ten punkt w mojej ocenie jest najtrudniejszy – zarówno jeśli chodzi o samo mierzenie czasu, jak i późniejsze przyznanie się do rzeczywistości. Osobiście polecam programy typu Time Rescue, które dzielą czas spędzony przez Ciebie na komputerze jako praca/zabawa, w zależności od tego, jakie parametry ustawisz. Zrób sobie taki test przez tydzień, będziesz zdziwiony wynikami. Między innymi z tego powodu odinstalowałem social media z telefonu. Ale ich wpływ na umysł i pochłanianie czasu to temat na inny wpis.Jak już będziesz miał wyniki, na co konkretnie przeznaczasz w ciągu dnia czas, zastanów się, ile czasu spędzasz nad osiąganiem przez siebie celów. - Prokrastynacja – pozytywna lub negatywna
Jedynym przejawem pozytywnej prokrastynacji jest odwlekanie na później zadań, które nie są istotne.
Nie czekaj, zrób to teraz. Bądź osobą, która wykonuje swoje zadania od razu, bez ociągania i czekania na lepszy moment, bo on nigdy nie nadchodzi. - Delegowanie – wszystkiego, co tylko możesz
Najdroższym zasobem, jaki masz, jest Twój produktywny czas. Nie marnuj go na zadania, które może wykonać ktoś inny. Jeśli możesz zatrudnić kogoś i zapłacić mu za to zadanie, a w tym samym czasie zająć się ważniejszymi z Twojego punktu widzenia i w konsekwencji zarobić więcej, nie bądź skąpy i nie bój się ponosić tego kosztu.Delegowanie jednakowoż jest sztuką, dlatego zanim komukolwiek coś oddelegujesz, zapoznaj się z poniższymi elementami – dzięki nim będziesz mógł spać spokojnie:
– przemyśl, co konkretnie chcesz, aby zostało zrobione,
– zatrudnij do tego odpowiednią osobę,
– nie dawaj zadania osobie, która nie jest w stanie go wykonać,
– wyjaśnij, jakiego dokładnie efektu oczekujesz i w jakim czasie,
– sprawdź, czy zadanie zostało wykonane jak należy. - Spotkania
Dla większości ludzi, chociażby w kwestii zawodowej, spotkania stanowią dużą część dnia – 50-70% to marnotrawstwo.Abyś nie marnował tego czasu, zastanów się dobrze nad poniższymi zagadnieniami:
– zawsze wyznaczaj cel spotkania, po co ono właściwie się odbywa i jaki ma być jego efekt,
– jeśli nie jest niezbędne, zrezygnuj z niego,
– twórz agendę spotkania,
– omawiaj najważniejsze kwestie na samym początku,
– zaczynaj i kończ spotkania w wyznaczonym czasie. - Dystraktory
Podobnie jak niekończące się, często niewiele wnoszące spotkania, telefony oraz osoby chodzące po naszym biurze potrafią skutecznie wybić nas z rytmu – postaraj się wybrać w ciągu dnia czas na rozmowy – zarówno telefoniczne, jak i ze współpracownikami, dzięki czemu będziesz mógł zająć się danym zadaniem bez potrzeby odrywania się od niego – a na telefony, jeśli nie są pilne, oddzwonisz o wybranej porze (porach) (P.S. jeśli telefon jest pilny, prawdopodobnie będzie dzwonił kilka razy pod rząd). - Kluczowe rezultaty
Raz na jakiś czas warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań, które pomogą utrzymać odpowiedni kurs, oto one:
– za co mi płacą?
– w jakim celu zostałem zatrudniony?
– jakich rezultatów oczekuję się od mojej pracy?
– zrobienie czego konkretnie spowoduje, że awansuję?
– w jaki sposób mogę zarobić więcej pieniędzy?
– co konkretnie muszę zrobić, aby zarabiać więcej pieniędzy?
– jakie są moje kluczowe rezultaty? - Grupowanie zadań
Ten punkt ma duże odniesienie do tego, co napisałem w punkcie 11, a dokładniej do grupowania zadań, czyli ustalania przedziału czasowego, kiedy to oddzwaniasz/wykonujesz wszystkie telefony, odpowiadasz na maile, przeprowadzasz wszelkie rozmowy itd. itp. Aby się przekonać, że szybciej wykonasz zadanie podobne aniżeli przeskakując między nimi, napisz na kartce w pierwszej kolumnie litery od A do J, w kolumnie drugiej cyfry od 1 do 10 – najpierw wypowiadaj litery i cyfry naprzemiennie, czyli A 1, B 2, C 3, a później spróbuj przejść przez alfabet po kolei i dopiero w drugiej kolejności policzyć od 1 do 10, licząc przy obydwu podejściach czas. - Porządek
Porządek i zorganizowanie miejsca pracy są bardzo istotnymi zasadami, dzięki którym a) nie będziesz musiał szukać tego, na czym masz się skupić, b) będziesz mógł się skupić wyłącznie na zadaniu, które masz do wykonania. Pozostaw na biurku wyłącznie te przedmioty, które będą niezbędne do wykonania zadania, całą resztę schowaj. Einstein miał kiedyś powiedzieć, że nieuporządkowane biurko jest odwzorowaniem nieuporządkowanego umysłu. - Podział czasu
Planuj w swoim kalendarzu dziennym czas na największe zadania, które masz do wykonania – w zależności od tego, jak długo uważasz, że zajmie, niech to będą najlepiej przedziały 60-90-120-minutowe. W tym czasie staraj się nie odrywać od pracy, dopóki nie wykonasz zadania od początku do końca – nie odbieraj wtedy telefonu, nie odpisuj na maile, nie rozmawiaj z nikim, skup się wyłącznie na tym jednym zadaniu. - Rozwój
O tym, że rozwój jest ważny, nie muszę Cię przekonywać. O tym, że jeśli chcesz zarabiać więcej, powinieneś przyswoić wiedzę (i ją wykorzystywać, oczywiście!) również. - Telefon
Telefon jest potężnym narzędziem – dużo bardziej skutecznym aniżeli mail. Używaj go mądrze i szybko. Zaplanuj, o czym chcesz porozmawiać, czego chcesz się dowiedzieć, zrób to szybko i kończ rozmowę. Zawsze oddzwaniaj – najlepiej w określonym przez siebie czasie. Wykonując telefon do kogoś, miej przy sobie kartkę i długopis, żebyś mógł zapisać, o czym rozmawialiście, co z Waszej rozmowy wynika. - Punktualność
Kluczowa kwestia dotycząca szacunku dla drugiej osoby. Jeśli się z kimś umawiasz, okaż mu szacunek i przyjdź wcześniej. Jeśli masz z tym problem, Lombardi kiedyś wymyślił metodę, aby ustawić zegarek na 15 minut wcześniej niż jest rzeczywiście – dzięki temu, nawet jeśli spóźnisz się 10 minut, nadal będziesz 5 minut przed czasem. - Optymalizacja pracy
Niezmiennie szukaj pola do zoptymalizowania swojej pracy – zawsze można coś zrobić szybciej, łatwiej, taniej, lepiej, prościej. Pracuj dłużej, pracuj szybciej, rób mniej rzeczy, ale bardziej istotnych, lepiej płatnych, rób rzeczy, w których jesteś dobry, popełniaj mniej błędów – i przede wszystkim, pracuj z ludźmi, to Ci ułatwi życie. - Mówienie „NIE”
Nie bój się mówić „NIE”. Powiedzenie tego na wczesnym etapie nie spowoduje, że ludzie przestaną Cię lubić – wręcz przeciwnie, będą mieli czas, aby poprosić kogoś innego / samemu zrobić to zadania, w przeciwieństwie do sytuacji, kiedy byś się na coś z grzeczności zgodził, a wcale nie mógł / nie miał ochoty wykonać tego zadania i dopiero później z niego zrezygnował. Skupiaj się wyłącznie na sprawach, które prowadzą Cię do określonego celu, nie rozpraszaj uwagi i energii. - Balans
Jakość Twojego życia w głównej mierze zależy od tego, czy jesteś szczęśliwy. Zaplanuj w swoim kalendarzu czas dla rodziny, znajomych, na swoje hobby, rozwój – praca 24/7/365 jest tylko na pozór fajna, prędzej czy później zabraknie Ci odskoczni, dlatego lepiej nawet nie próbuj, od początku miej umiar we wszystkim, co robisz – bo wszystko jest dla ludzi, w rozsądnej ilości.
Kluczem do sukcesu w zarządzaniu czasem jest skupienie na Twoim celu. Kluczem do osiągnięcia Twojego celu jest stworzenie zorganizowanego planu jego osiągnięcia. Kluczem do stworzenia zorganizowanego planu jest ustalenie priorytetów i zastanowienie się, co jest mniej, a co bardziej istotne oraz koncentrowanie się na tym, co przyniesie Ci największy zysk z zaangażowanego czasu. Kluczem do koncentracji na najbardziej istotnych kwestiach jest wykonywanie zadań od początku do końca. Rób to szybko i skutecznie.
A na koniec oczywiście dołączam oryginał, żebyś mógł się z nim zapoznać poza wszelkimi streszczeniami.
Photo by Randall Honold on Unsplash
